《機關(guān)檔案管理規(guī)定》(以下簡稱《規(guī)定》)“基礎(chǔ)設施”一章，規(guī)定了機關(guān)檔案工作基礎(chǔ)設施要求。機關(guān)檔案工作基礎(chǔ)設施主要包括檔案用房、檔案用具、設施設備和信息化基礎(chǔ)設施等。

檔案用房

檔案用房是為滿足檔案工作人員辦公以及檔案管理需要而配置的用房�！兑�(guī)定》第十四～十七條分別規(guī)定了檔案用房的類型、面積、選址和建筑設計要求。

1.用房類型

按照《規(guī)定》要求，機關(guān)應當分別設置檔案辦公用房、整理用房、閱覽用房和檔案庫房，實行“四分開”，以滿足檔案工作基本需求。其中，檔案庫房應當根據(jù)載體類型分別設置，不具備條件的應當根據(jù)載體類型分區(qū)設置�？紤]到檔案工作深入開展和信息化工作的需要，機關(guān)可以根據(jù)需求設置展覽用房、檔案數(shù)字化用房、服務器機房等。對于縣級或形成檔案數(shù)量較少的機關(guān)來說，應當單獨設置檔案庫房，但辦公、整理、閱覽等可以分區(qū)設置。

2.用房面積

檔案辦公用房面積應當按照《國家發(fā)展改革委、住房城鄉(xiāng)建設部關(guān)于印發(fā)黨政機關(guān)辦公用房建設標準的通知》(發(fā)改投資〔2014〕2674號)執(zhí)行。整理用房面積建議按《檔案館建設標準》(建標103—2008)縣級檔案館整理用房面積指標最高限20m2 進行配置。如果同時開展檔案數(shù)字化工作，則面積可以相應增加。閱覽用房面積按照《檔案館建筑設計規(guī)范》(J G J 25—2010)4.3.2每座4m2 確定，使用面積不小于12m2 。檔案庫房使用面積按(檔案存量+年增長量×存放年限)×60m2 /萬卷(或10萬件)測算。檔案數(shù)量少于2500卷(或2.5萬件)的，檔案庫房

面積按15m2 測算。展覽用房、檔案數(shù)字化用房、服務器機房等用房面積建議以建標 103 — 2008縣級三類檔案館水平為參考，進行合理配置。

3.選址要求

《規(guī)定》對檔案用房的基地選址沒有作出具體規(guī)定，主要是考慮機關(guān)檔案用房一般位于機關(guān)辦公場所，因此不需重復規(guī)定基地選址要求。不過，如另行擇址建設機關(guān)檔案用房，則基地選址應符合J GJ25  —  2010中3.0.2規(guī)定。而對于各類用房來說，其選址應符合《規(guī)定》第十六條規(guī)定，以達到方便統(tǒng)籌、便于管理、保證安全的工作目標。

4.建筑設計

辦公用房的建筑設計應當符合《辦公建筑設計規(guī)范》(JGJ 67—2016)規(guī)定。閱覽用房的建筑設計應當符合JGJ 25  —2010中4.3.2規(guī)定，整理用房可以參照執(zhí)行。檔案庫房除《規(guī)定》已經(jīng)明確的明火設施、給水點、給水排水管道設置要求外，檔案裝具布置、庫房門窗要求應符合  JGJ 25  —2010中4.2.8、4.2.9、5.3.3、5.3.4規(guī)定。此外，檔案庫房樓面均布活荷載標準值應當與檔案庫房配備的檔案裝具相匹配。庫房采用密集架的，樓面均布活荷載標準值不應小于8kN/m2 ，或按檔案裝載情況相應增加。